효율적 시간관리를 위한 14가지 방법
1. 가능한 즉시 처리하라.
메모, 편지, 보고서 등이 책상 위에 도착했을 때 나중에 처리하기 위해 서랍속이나 서류철 속에 두지 않는다. 처리하지 않고 미뤄둔 일은 자주 확인하는 것도 불필요한 시간 낭비를 초래한다. 메시지든, 우편물이든, 메모든, 언젠가 할 일이라면 가능한 한 즉시 처리한다.
2. 한번에 하나씩 처리하라.
일을 효율적으로 하지 못하는 사람은 맺고 끊는 것이 분명하지 못하다. 하나의 일을 끝내기도 전에 또 다른 일을 시작하고 이런 것이 반복되면 끝내는 일은 없고 해야 할 일만 늘어나게 되고 점점 비효율적인 상태가 지속된다. 선택과 집중으로 하나씩 일을 끝내고 완료된 일은 계획표에서 하나씩 지워 나간다.
3. 중요한 일을 먼저하라.
우리에게 에너지는 한정되어 있다. 중요하지 않은 일에 소중한 시간을 허비하면 정말 중요한 일에 투자할 시간이 부족하게 된다. 긴급하지만 하찮은 일들을 줄이고, 일단 중요한 일부터 시작하고, 그 일에 싫증이나 틈이 날 때 사소한 일들을 처리하는 식으로 시간을 효율적으로 사용한다.
4. 비슷한 일들을 함께 처리하라.
해놓은 것도 없이 분주한 사람들은 여러 가지 일을 별도로 취급해 따로 하는 경향이 있다. 같이 처리할 수 있는 비슷한 일은 한꺼번에 처리한다.
5. 스케줄을 사용하여 활동을 계획하라.
매년 초, 매월 초, 매주 초, 매일 아침에 그 기간 동안 해야 할 목표들의 목록을 작성한다. 매년 초에 하루 정도, 매월 초에 2~3시간 정도, 매주 초에 30분 정도, 매일 아침에 10분 정도의 시간을 할애해서 지난날의 목표와 실천 사항을 점검하고 해야 할 일들의 우선순위를 정하고 실천 계획을 세운다. 계획이 크면 미루게 되므로, 실행에 옮길 수 있도록 작은 실천 계획도 같이 세운다. 그리고 가장 중요한 것은 언제까지 그 목표를 달성할 지 마감 시간을 정하는 것이다.
6. 지금까지의 시간 사용내역을 확인하라.
최근의 활동을 모두 적고, 각각의 활동에 투자한 시간을 기록한다. 생산적인 활동과 비생산적인 활동에 투자된 시간을 비교 분석해서 시간의 활용에 대한 진단을 한다.
7. 일을 마칠 때는 주변을 정리하고 끝내라.
일이 끝나면 반드시 몇 분 동안 주변정리하는 습관을 들인다. 자료들을 어질러 놓은 상태라면 다음 일에 즉각적으로 착수할 수 없다. 일이 끝났을 때 10분 정리는 다음 일의 30분을 벌게 한다.
8. 아침에 일어날 때와 잠자리에 들기 전에 생각하는 시간을 가져라.
아침에 일어나 10분 정도 조용히 명상을 하거나 산책하며 그날 해야 할 일을 떠올린다. 그러면 목적의식이 뚜렷해져 낭비하는 시간이 그만큼 줄어든다.
9. 당신만의 시간을 가져라.
가장 생산적이라고 생각되는 시간은 자기만을 위해 사용한다. 방문객을 사절하거나 전화를 받지 않는 것도 방법이며, TV 등에서 완전히 단절된 시간이다. 일정이 빡빡할수록 자기만의 시간을 갖는 것이 좋다.
10. 자투리 시간을 효과적으로 활용하라.
진료시간을 기다릴 때, 버스나 전철 속에서 많은 자투리 시간을 그냥 흘려보내지 않는다. 그러면 사라지는 시간을 내 것으로 만들 수 있다.
11. 조금 미리 시작하라.
러시아워를 피해 남보다 10분 먼저 출근하면 출근시간 30분을 단축시킬 수 있다. 하루로 따지면 세 시간 이상의 효율성을 제고시킨다. 벼락치기는 일순간은 효과적일지 모르지만 바람직하지 못하고, 무슨 일이든 서두르면 완벽하지 못하게 된다. 일을 하기로 했으면 미적거리지 말고 즉시 본론으로 진입한다.
12. 결단력을 길러라.
신속하게 결정한 일은 빨리 실천한다. 사소한 것을 어떻게 할 것인지 망설여 결정하지 못한다면 시간 낭비다. 전체적인 입장에서 판단력을 기른다.
13. 책상을 체계적으로 정리하라.
책상을 사용해서 일하는 사람이라면 책상정리부터 체계적으로 한다. 언제든지 필요한 것을 신속하게 찾도록 불필요한 것은 과감하게 버린다.
14. 목표를 명확히 하라.
"나의 인생의 목표는 무엇인가?" 스스로 자문해 본다. 생각할 수 있는 모든 목표들의 목록을 작성한다. 각 목표들의 달성 기간을 정해 단기, 중기 장기 목표들을 분류하고 장기 목표를 달성하기 위해 어떤 목표가 더 중요한지 판단해서 우선순위를 정하고 그것들부터 먼저 실천에 옮긴다.
