직장인 시간 효율성 높이는 3가지 전략
1. 한번에 한가지 일에 집중하라
1-1. 집중력을 키우는 훈련
가. 집중하는 시간을 차근차근 늘려나가라 15분 집중에서 15분씩 늘려나가 90분까지
나. 집중력을 발휘하기 위한 방법
- 아침시간을 최대한 이용하라
- 마감을 위한 강박관념을 가져라
- 최상의 시간대를 파악하라
- 방해 받지 않는 환경을 조성하라
- 긍정적으로 말하고 기대하라
- 건강을 유지하라
- 감정자원을 잘 관리하라
2. 일을 미루지 마라
2-1 일을 미루게 되는 요인
가. 불안과 불쾌감 : 계획을 시작할 때나 마칠 때 자연스럽게 나타나는 회피반응임
나. 의욕의 고갈 : 일을 미루는 사람들이 자신의 행동을 정당화하는데 흔히 쓰이는 말
다. 부정적 감정과 갈등 : 일을 미뤄 갈등에서 벗어나려는 충동에 사로잡히는데, 이러한 태도는 오히려 더 많은 갈등과 스트레스를 불러옴
2-2. 일을 미루는 사람들의 공통적 특성
가. 항상 바쁘고 언제나 해야 할 일과 신경 쓸 일이 많은 상황에 대해 불평한다(사전에 계획을 세우지 않아 시급한 업무에 매달리다가 갑작스럽게 덜 시급한 활동으로 옮겨가기를 반복)
나. 일의 성과에만 매달려 구체적인 작업 단계를 등한시한다(힘들어지면 문제점분석보다는 수포로 돌아갈 것같은 결과에 더 많이 생각하고, 덜 시급하지만 재빠른 성과를 보장하는 업무에 매달림)
다. 다른 사람의 평가를 받게 될 계획을 미룬다(위험이 덜 한 것, 평가 받지 못하는 일을 찾으려고 함)
라. 활동을 처리하는 것에 대해 비현실적인 생각을 가지고 있다.
2-3 미루기를 극복하는 10가지 방법
가. 자기 자신을 먼저 인정하라
- 미루는 습관을 가진 자신을 부정적으로만 바라보지 말아야 함
나. 때가 되면 이라고 말하지 말고 당장하라
- 의지를 갖고 시작하라
- 시도하지도 않고 머뭇거리는 것은 시간낭비임
- 무엇이든 시작할 수 있으면 방법도 찾을 수 있음
다. 작게 시작하라.
- 중요한 일을 잘게 쪼개서 시작하라
- 일단 작은 일부터 시작하라
- 유도업무를 통해 중요한 일을 시작할 수 있게 하라
라. 불쾌한 일이라면 감정을 극복하라
- 불쾌한 기분을 즉시 없애라(감정이 활동에 주는 영향은 매우 크다)
- 미루면 더 찜찜해 진다는 것을 기억하라(적어도 미루지 않아야 부정적인 감정이 강화되지 않음, 미루면 더 하기 싫어지고 훨씬 더 많은 에너지가 필요함)
- 열정을 만들기 위한 조치를 취하라(불쾌감을 극복하는 것은 하려고 하는 열정임, 완료한 후의 후련한 기분과 만족감을 상상, 계획보다 빨리 끝낸다면 자신에게 상을 부여한다)
마. 기술적인 무지에 의한 것이라면 도움 요청
- 기술적 무지로 교착상태에 빠지면 의도하지 않게 일이 미루어짐
- 이런 상태를 극복하기 위해서는 다른 사람의 도움을 구하도록
바. 긴박감을 개발하라
- 실재 마감기한보다 조금 앞당겨 마감기한을 정해두고 그 기한 안에 끝내도록 계획을 세움
사. 목표와 계획을 명확히 하라
아. 밀린 일을 선별한 후 가장 급한 일부터 처리하라.
- 밀린 일을 처리하고 나면 불편한 마음을 덜 수 있어서 새로운 활동에 더 집중할 수 있게 됨
자. 빠른 템포로 일하라
- 에너지가 더 생기고, 일에 더 익숙해져서 집중력이 배가 됨
차. 자주 휴식을 취하라
- 인간의 집중력은 한계가 있기 때문에 중간중간 휴식을 취해야 효과성을 증대시킬 수 있음
- 일의 능률을 극대화하기 위해서는 중간에 조금씩 휴식을 취하면서 하는 것이 좋음
3. 시간낭비를 줄여라
3-1 시간낭비 개념
가. 많은 시간을 투자하였으나 그에 상응하는 가치를 얻지 못한 경우, 올바른 목표에서 벗어나는 모든 행동
나. 시간낭비로 볼 수 있는 상황
- 사소한 일에 시간을 많이 쓰는 것
- 시간을 적게 투자해도 되는 일에 시간을 많이 쓰는 것
- 가장 능률이 오를 시간에 덜 중요한 일을 하는 것
- 필요한 일인지 생각해 보지도 않고 달려드는 것
다. 시간낭비의 요인
- 내부적요인 : 자신이 가진 습관이나 태도에 의해 시간 낭비
- 외부적요인 : 나 자신이 아닌 외부환경에 의해 시간 낭비(방해요인)
- 방해의 공통점 : 불규칙하게 끼어들기함, 긴급한 형태, 현재 하는 일이 지루하고 흥미가 없을수록 방해요인에 더 크게 흔들리게 됨
3-2. 시간낭비를 줄이는 방법
가. 방해요인에 대한 대응책
- 계획을 세워 활동하라(글로 적은 계획을 근거로 퇴짜 놓기)
- 방해요인에 대해 즉시 응하지 말아라(급하다고 서두르는 일도 실제로는 급하지 않은 경우가 많음, 아무리 급해도 몇 분 정도 생각할 여유는 있음)
- 방해 받는 상황을 바꾸거나 피할 수 있는 방법을 적극 활용(사람이 지나다니는 통로를 등지고 앉거나, 전화받는 시간 정해두기, 방해 받지 않는 나만의 장소를 정하기)
- 일정을 계획할 때 방해요인을 미리 감안하라(피하지는 못해도 준비는 할 수 있다)