직장인 의사소통을 잘 하려면 어떻게 해야 하나?
1. 꼽히는 것이 상대방의 말을 잘 듣는 것이다. 의사소통을 잘하려면, 자기 말을 많이 하는 것보다 상대방의 말을 경청하는 것이 더 중요하다.미국사람들에 비해 한국인들의 약점에 속하는 것이 남의 말을 경청하는 기술이 부족한 것이다. 이는 한국인 성격이 급한 것도 이유가 되지만 상대방에 대한 배려가 부족해서 그렇다고 봐야 한다.
말로 하는 대화나 글로 하는 리포트는 상대방을 설득할 수 있어야 소기의 목적이 달성되는 것이다. 무슨 얘기인지 서로 이해를 못하면 비즈니스의 경우에는 결코 득이 될 수 없다.
2. 대화를 하기 전에 시간여유를 가지고 철저히 준비를 하는 것이다. 고객과 얼굴을 맞대고 나누는 대화, 직원회의, 세미나, 영업회의, 채용면접, 거래처와의 상담들을 하기 전에 메시지를 정확히 전달하기 위해 많은 준비를 해야 된다.
메시지는 간결하고 정확해야 하므로 짧은 미팅일수록 아이디어를 갈고 닦아야 한다. 세 시간 얘기를 하려면 곧바로 시작해도 되고, 1시간 얘기를 위해선 1주일간 준비하고, 15분간 얘기를 위해선 2주일 동안 준비하라는 말이 있다.
3. 대화는 말로만 하는 것이 아니고 몸 전체로 의사표현을 잘해야 한다. 즉 바디랭귀지(Body Language)를 잘 활용해야 한다.
예를 들어, 키가 큰 사람은 듣는 사람의 눈높이에 맞추어서 자세를 낮게 잡아야 한다. 상대방에게 너무 가까이 붙어서 얘기하면 불편해하므로 적당한 거리를 두어야 하며, 제스처를 너무 크게 하는 것도 불안감을 느끼게 하는 것이다. 물론 얘기 장소에 따라 옷을 잘 입는 것도 좋은 바디랭귀지에 속한다.
4. 목소리는 타고나는 것이지만, 상대방과 대화 목적에 따라 음의 고저ㆍ크기ㆍ속도를 잘 조절해야 하고, 상대방의 눈을 계속 주시하고(아이 컨택이 필수), 정확하고 긍정적인 단어를 사용할 것이 권장된다.
특히 단어는 그 자체에 어떤 힘을 가지고 있기 때문에 상대방을 이해시켜서 성과를 얻으려면 쉽고 편안한 단어, 낙관적인 단어, 품위 있는 표현을 선택할 것이 요구된다. 원활한 소통기술로 비즈니스에 도움이 되도록 노력하자.
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